პროფესორებისათვის:

1. განცხადება ფაკულტეტის დეკანის სახელზე პროგრამის ხელმძღვანელის ან შესაბამისი კათედრის/ინსტიტუტის ხელმძღვანელის თანხმობა-შუამდგომლობით, რომელშიც დასაბუთებული უნდა იყოს მივლინების საჭიროება და აღნიშნული უნდა იყოს, რომ პროფესორის მივლინებაში წასვლა ხელს არ შეუშლის სასწავლო პროცესის მიმდინარეობას. თანხმობა-შუამდგომლობის არარსებობის შემთხვევაში კომისია არ განიხილავს დაფინანსების მიზნით აკადემიური პერსონალის მიერ წარმოდგენილ განცხადებას;
2. ოფიციალური მოწვევა/მიმწვევი ორგანიზაციის თანხმობა ღონისძიებაში მონაწილეობაზე (ორიგინალის ენაზე და კანონმდებლობის წესით დამოწმებული ქართულ ენაზე ნათარგმნი ასლები);
3. მოხსენების მოკლე ტექსტი ქართულ და კონფერენციის ერთ-ერთ სამუშაო ენებზე;
4. ბილეთის ინვოისი (საჭიროების შემთხვევაში);
5. სასტუმროს ჯავშანი (საჭიროების შემთხვევაში);
6. შევსებული სააპლიკაციო ფორმა (იხ. დანართი).

სტუდენტებისათვის:

1. განცხადება ფაკულტეტის დეკანის სახელზე ხელმძღვანელის / სამეცნიერო ხელმძღვანელის თანხმობა-შუამდგომლობით, რომელშიც დასაბუთებული უნდა იყოს მივლინების საჭიროება.
2. ოფიციალური მოწვევა/მიმწვევი ორგანიზაციის თანხმობა ღონისძიებაში მონაწილეობაზე (ორიგინალის ენაზე და კანონმდებლობის წესით დამოწმებული ქართულ ენაზე ნათარგმნი ასლები).
3. მოხსენების მოკლე ტექსტი ქართულ და კონფერენციის ერთ-ერთ სამუშაო ენებზე (საჭიროების შემთხვევაში);
4. ბილეთის ინვოისი (საჭიროების შემთხვევაში);
5. სასტუმროს ჯავშანი (საჭიროების შემთხვევაში);
6. შევსებული სააპლიკაციო ფორმა (იხ. დანართი).
7. ამონაწერი სასწავლო ბარათიდან / ცნობა სტუდენტის სტატუსის შესახებ GPA-ს მითითებით.

მივლინებიდან დაბრუნების შემდეგ, ერთი კვირის ვადაში, სტუდენტებმა ჰუმანიტარულ მეცნიერებათა ფაკულტეტზე უნდა წარმოადგინონ აქტივობის ანგარიში.